Política de privacidad

Quién es responsable de sus datos

Cuando utiliza ProCafe para gestionar su establecimiento, el negocio es responsable del tratamiento de los datos del personal y los registros operativos: nombres, turnos, solicitudes de ausencia, lecturas de seguridad alimentaria, notas de relevo y similares. ProCafe actúa como encargado del tratamiento siguiendo sus instrucciones, según el Acuerdo de tratamiento de datos.

ProCafe es responsable del tratamiento de sus propios datos: información de cuenta, facturación, correspondencia de soporte, comunicaciones comerciales aceptadas y registros de seguridad y auditoría. Esta política describe esa función de responsable.

Qué recopilamos y por qué

Identidad de la cuenta: nombre y correo del propietario o responsable y un hash no reversible de la contraseña. No almacenamos la contraseña original. Base: ejecución del contrato.

Datos del personal y operativos que introduce: los conservamos por cuenta del negocio como encargado. El negocio decide la finalidad de su recogida.

Facturación: Stripe procesa los pagos. Los datos de tarjeta se introducen directamente en Stripe; ProCafe no recibe ni almacena números de tarjeta completos. Bases: contrato y obligaciones legales.

Correspondencia de soporte y registros de seguridad: permiten operar, proteger y mantener el servicio. Base: interés legítimo en ofrecer un servicio seguro.

Asistencia, expedientes privados y mensajes del equipo

Conservamos para el negocio fichajes, pausas reales, correcciones e historial de aprobación. Los datos de preparación de nóminas incluyen tarifas base y de horas extra gestionadas por el propietario, copias de las tarifas aplicables al fichar, minutos pagados revisados y costes. La herramienta no paga salarios ni determina derechos laborales.

La comprobación de ubicación y la foto de entrada están desactivadas por defecto. En Pro y Operations, el propietario puede activarlas por local. Al elegir fichar con esa política, la aplicación o navegador compatible solicita el permiso del dispositivo y envía coordenadas y precisión, o la foto, vinculadas a la persona, local y evento. Son pruebas de asistencia almacenadas. No hay seguimiento de ubicación en segundo plano, reconocimiento facial ni identificación automática. La ubicación nativa exige una versión compatible; el fichaje básico sigue disponible cuando estos requisitos están desactivados. El permiso del dispositivo no constituye la base jurídica del empleador.

Los expedientes privados pueden incluir datos de contacto y de emergencia, documentos y revisiones manuales del derecho a trabajar, nóminas, versiones de contratos, firmas escritas y justificantes de autenticación o firma aportados por el empleador o empleado. Los propietarios gestionan los datos privados y salariales; cada empleado vinculado ve sus propias nóminas y contratos permitidos. Solo los propietarios revisan fotos de fichaje. Los archivos pueden incluir información o metadatos aportados con ellos. El negocio decide los datos necesarios, finalidad, base jurídica, avisos a las personas y conservación.

La mensajería conserva textos, remitente, miembros de conversación, fechas y estado de lectura. Los canales siguen los permisos actuales del local; los mensajes directos solo están disponibles para sus participantes, no automáticamente para todos los propietarios. Los envíos móviles pendientes se cifran en el dispositivo; los mensajes entregados se almacenan en el servicio y no tienen cifrado de extremo a extremo. Los contenidos del personal y operativos no se envían a medición publicitaria.

Categorías especiales de datos

Clasificar una ausencia como enfermedad puede revelar información de salud. Los archivos privados del personal aportados por el negocio o el empleado también pueden contener datos de salud u otra información personal sensible. Tratamos estos registros según las instrucciones documentadas del negocio. El negocio debe decidir qué datos son necesarios, cumplir los requisitos aplicables al tratamiento de información sensible, informar a las personas afectadas y establecer instrucciones de conservación adecuadas. No exigimos diagnósticos ni historiales médicos detallados para registrar una ausencia por enfermedad. No incluya detalles médicos u otros datos sensibles innecesarios en notas, mensajes o archivos subidos.

Cookies y analítica

En la aplicación con sesión iniciada utilizamos cookies estrictamente necesarias: sesión y, si elige recordar el dispositivo, un token que permite omitir temporalmente el segundo factor en ese navegador. No se utilizan para seguimiento.

En las páginas públicas utilizamos Google Analytics para comprender visitas y tráfico de forma general. Comparte datos de uso con Google, según la lista de subencargados. No se carga en la aplicación con sesión iniciada ni en la administración interna.

La analítica requiere consentimiento: no se carga hasta que la acepta. Puede cambiar su decisión en Opciones de cookies, en el pie de las páginas públicas. Consulte la Política de cookies.

Si acepta por separado Publicidad, utilizamos Meta Pixel y eventos de Meta Conversions API sujetos a consentimiento para medir publicidad. Una prueba verificada o suscripción pagada puede incluir identificadores del navegador o clic de Meta, identificadores de cuenta con hash, dirección IP, agente del navegador, hora y página de origen. No enviamos registros operativos ni contraseñas. La base es su consentimiento, que puede retirar independientemente de la analítica.

Dónde se conservan los datos

El servicio y su base de datos se alojan en la UE, con copias de seguridad cifradas en otro proveedor de una región de la UE. Algunos proveedores de correo o pagos pueden tratar datos personales limitados fuera del Reino Unido. El documento vigente contempla decisiones británicas de adecuación o el acuerdo o anexo británico de transferencia internacional, según lo indicado para cada proveedor en la lista de subencargados.

Conservación y destinatarios

El Calendario de conservación indica los plazos. Los datos operativos se conservan durante la vida de la cuenta; las copias caducan en un período móvil y los registros técnicos se conservan durante el tiempo necesario.

Dentro del negocio, los usuarios acceden según los permisos de rol, local, documento o conversación indicados arriba. También compartimos datos con los proveedores que permiten prestar el servicio, según la lista publicada. No vendemos datos personales. No compartimos datos publicitarios con Meta sin la aceptación independiente de Publicidad.

Sus derechos

Puede solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición o portabilidad. Para los datos del personal cuyo responsable es el negocio, la solicitud normalmente se dirige al empleador y ProCafe ayuda como encargado. Escriba a support@procafe.app. El documento del servicio identifica a la Information Commissioner’s Office (ICO) como autoridad de reclamación y un plazo de respuesta de un mes conforme al UK GDPR. Esto no excluye los derechos imperativos ni la autoridad de control competente que le correspondan.

Seguridad y brechas

La página de Seguridad describe las medidas y cómo comunicar un problema. Si una brecha de datos personales puede poner en riesgo a personas, notificamos a los clientes afectados sin dilación indebida y a la ICO en 72 horas cuando sea obligatorio.

Para consultas sobre esta política o sus datos, contacte con support@procafe.app.