Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ProCafe wird betrieben von Serdar Kahraman, Einzelunternehmer. Postanschrift: Cleekim Drive, EH15 3QP Edinburgh, Vereinigtes Königreich. Kontakt: support@procafe.app oder das Kontaktformular unter procafe.app/contact.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an support@procafe.app mit dem Betreff „Datenschutz“.

2. Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Wenn Sie ProCafe zur Führung Ihres Betriebs nutzen, entscheiden Sie (der Betrieb) über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer Personal- und Betriebsaufzeichnungen: Namen von Mitarbeitenden, Schichten, Abwesenheitsanträge, Hygiene- und Temperaturaufzeichnungen, Übergabenotizen und Ähnliches. Für diese Daten sind Sie Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und ProCafe ist Ihr Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Wir verarbeiten diese Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung, wie in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Agreement) festgelegt.

ProCafe ist Verantwortlicher für seine eigenen Daten: Ihre Kontodaten, Abrechnung, Support-Korrespondenz, Marketing, dem Sie gesondert zugestimmt haben, sowie unsere Sicherheits- und Prüfprotokolle. Diese Erklärung beschreibt diese Rolle.

Data Processing Agreement (englisch)

3. Welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage

Kontoidentität: Name und E-Mail-Adresse der Inhaberin bzw. des Inhabers oder der Leitung sowie ein nicht umkehrbarer Hash des Passworts (das Passwort selbst wird nie gespeichert). Zweck: Bereitstellung und Absicherung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Personal- und Betriebsdaten, die Sie erfassen: werden für Sie als Auftragsverarbeiter gespeichert. Über den Zweck der Erhebung entscheiden Sie; die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung liegt bei Ihnen als Verantwortlichem (in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO sowie § 26 BDSG für Beschäftigtendaten).

Abrechnung: Zahlungen wickelt unser Zahlungsdienstleister Stripe ab. Kartendaten werden direkt bei Stripe eingegeben; ProCafe erhält und speichert keine vollständigen Kartennummern. Zweck: Abrechnung des Abonnements und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

Support- und Sicherheitsprotokolle: zum Betrieb, zur Absicherung und zum Support des Dienstes. Angemeldete Mobil-Apps melden ihre installierte Version, Build-Nummer, die Plattform (iOS/Android) und eine zufällig erzeugte Installationskennung, verknüpft mit Nutzer und Betrieb, zusammen mit dem Zeitpunkt der Meldung. Das hilft unserem Support, Versionsunterschiede zu erkennen. Es enthält keine Werbe- oder Hardwarekennungen, keine Hygieneaufzeichnungen und keine Bildschirmaktivität und hängt nicht von einer Benachrichtigungsberechtigung ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb des Dienstes). Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Kontaktformular und E-Mail-Anfragen: Ihre Angaben werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

Analyse und Marketing auf den öffentlichen Seiten (siehe Abschnitt 5): ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG für das Speichern von und den Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung.

Eine Bereitstellung der Kontodaten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie kann kein Konto angelegt werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Wir fragen keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ab und bitten Sie, solche Daten nicht in Freitextfelder einzutragen. Das Notizfeld für Abwesenheiten weist zum Beispiel darauf hin, keine medizinischen oder sensiblen persönlichen Angaben zu machen. Gelangen sensible Daten in Bereiche, die wir kontrollieren, schwärzen oder löschen wir sie, soweit möglich.

5. Cookies, Analyse und Marketing

In der angemeldeten Anwendung verwenden wir ausschließlich unbedingt erforderliche Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): ein Sitzungscookie, das Sie angemeldet hält, und – nur wenn Sie „Dieses Gerät merken“ wählen – ein Token-Cookie, mit dem dieser Browser den zweiten Faktor eine Zeit lang überspringen kann. Ein Einwilligungscookie (procafe_consent) speichert Ihre Entscheidungen zu Analyse und Marketing; ein Regionscookie (procafe_market) merkt sich die gewählte Länderseite. Diese Cookies dienen nicht der Nachverfolgung oder Werbung.

Auf unseren öffentlichen Seiten (Marketing, Hilfe, Rechtliches, Sicherheit und Kontakt) setzen wir Google Analytics ein, um Besuche und Zugriffe in groben Zügen zu verstehen. Es setzt Analyse-Cookies und übermittelt Nutzungsdaten an Google als Auftragsverarbeiter. Google Analytics wird nur mit Ihrer Einwilligung geladen: Wir fragen beim ersten Besuch und laden bis zur Annahme nichts. Sie können Ihre Wahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile jeder öffentlichen Seite ändern; die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Analyse wird in der angemeldeten Anwendung und im internen Administrationsbereich nicht geladen.

Wenn Sie gesondert in „Marketing“ einwilligen, verwenden wir Meta Pixel und einwilligungsgebundene Ereignisse der Meta Conversions API, um Meta-Werbung zu messen. Ein Ereignis für eine verifizierte Testphase oder ein bezahltes Abonnement kann Meta-Browser- oder Klickkennungen, gehashte Kontokennungen, IP-Adresse, Browser-User-Agent, Zeitpunkt und Ausgangsseite enthalten. Betriebsaufzeichnungen oder Passwörter senden wir nicht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie unabhängig von der Analyse jederzeit widerrufen können. Die vollständige Cookie-Liste steht in der Cookie Policy (englisch).

Cookie Policy (englisch)

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur an die Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen. Die meisten handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; wo ein Anbieter zusätzlich gemeinsam Verantwortlicher oder eigenständig Verantwortlicher ist, ist das angegeben. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Werbedaten werden nur an Meta übermittelt, wenn Sie die gesonderte Marketing-Einwilligung erteilt haben. Vor der Aufnahme oder dem Wechsel eines von der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erfassten Auftragsverarbeiters informieren wir vorab; ein Kunde kann aus berechtigten Gründen widersprechen und, bleibt der Widerspruch ungelöst, kündigen.

Aktuelle Sub-processor List (englisch)

7. Datenübermittlung in das Vereinigte Königreich und in Drittländer

Der Dienst und seine Datenbank werden in der Europäischen Union gehostet (Hetzner, Deutschland); verschlüsselte Sicherungen liegen bei einem weiteren Anbieter in einer EU-Region. Der Anbieter von ProCafe ist im Vereinigten Königreich ansässig und greift von dort zu Verwaltungs- und Supportzwecken auf die Daten zu. Diese Übermittlung in das Vereinigte Königreich stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich nach Art. 45 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/1772 in seiner jeweils geltenden Fassung), mit dem die Kommission dem Vereinigten Königreich ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt.

Einzelne Auftragsverarbeiter (Zahlungen, E-Mail-Versand, Analyse, Fehlerüberwachung) verarbeiten begrenzte personenbezogene Daten in den USA. Diese Übermittlungen stützen sich auf die in Abschnitt 6 genannten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise vertragliche Garantien des jeweiligen Anbieters. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über support@procafe.app anfragen.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die veröffentlichte Retention Schedule (englisch) ist maßgeblich; die folgenden Fristen geben sie wieder. Löschungen in der Live-Datenbank wirken sich auf Sicherungen aus, sobald diese ablaufen.

Retention Schedule (englisch)

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Da ein großer Teil der Daten in ProCafe dem Betrieb (dem Verantwortlichen) gehört, richtet sich der Antrag einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters in der Regel an den Arbeitgeber; ProCafe unterstützt als Auftragsverarbeiter. Für Daten, die wir für eigene Zwecke verarbeiten, wenden Sie sich an support@procafe.app. Wir beantworten Anträge unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Landesdatenschutzbehörde des Bundeslandes Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für Angelegenheiten nach britischem Recht ist zudem das Information Commissioner’s Office (ICO) zuständig.

10. Sicherheit und Datenschutzverletzungen

Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) und die Meldung von Sicherheitsproblemen sind auf der Sicherheitsseite beschrieben. Führt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich zu einem Risiko für Betroffene, informieren wir betroffene Kunden ohne unangemessene Verzögerung, damit diese ihre Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO erfüllen können; für Daten, für die wir selbst Verantwortlicher sind, prüfen wir die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde nach dem jeweils anwendbaren Recht.

Sicherheitsseite (englisch)

11. Wo Sie ansässig sind

Diese Richtlinie ist für das britische Datenschutzrecht verfasst. Für ein Unternehmen oder eine Person in Deutschland gelten für personenbezogene Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten, die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesdatenschutzbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO); eine deutschsprachige Fassung dieser Erklärung mit Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO finden Sie unter procafe.app/de/legal/datenschutz.

Der Betreiber des Dienstes ist im Vereinigten Königreich ansässig; der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich nach Art. 45 DSGVO deckt Übermittlungen aus der EU in das Vereinigte Königreich ab. Der Dienst und seine Datenbank werden in der Europäischen Union gehostet.

ProCafe wird betrieben von Serdar Kahraman, Einzelunternehmer. Postanschrift: Cleekim Drive, EH15 3QP Edinburgh, Vereinigtes Königreich. Kontakt: support@procafe.app oder das Kontaktformular unter procafe.app/contact.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter procafe.app/de/legal/datenschutz abrufbar; das Datum am Seitenanfang zeigt den Stand. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Bestandskunden per E-Mail.

Bei Abweichungen zwischen dieser deutschen Fassung und der englischen Privacy Policy ist die englische Fassung für das Vertragsverhältnis maßgeblich; die in dieser Erklärung genannten Rechte nach der DSGVO stehen Ihnen unabhängig davon zu.

Privacy Policy (englisch)