Avis de confidentialité

Responsabilité et contact

ProCafe est exploité par Serdar Kahraman, entrepreneur individuel. Adresse postale : Cleekim Drive, EH15 3QP Edinburgh, Royaume-Uni. Contact : support@procafe.app ou le formulaire de contact sur procafe.app/contact.

Le café détermine les fins des registres du personnel et d’exploitation; ProCafe les traite selon ses instructions documentées. ProCafe est responsable de ses propres données de compte, facturation, assistance, consentement, sécurité et audit. Le responsable des demandes de confidentialité est Serdar Kahraman, joignable à support@procafe.app; indiquez « Confidentialité ».

Les exigences canadiennes applicables comprennent la LPRPDE et les lois provinciales du secteur privé selon l’activité et le territoire. Nos obligations britanniques existantes s’appliquent aussi lorsqu’elles sont pertinentes. Un fondement juridique britannique ne remplace pas le consentement ou une autre exigence canadienne applicable.

Renseignements et fins

Nous utilisons le nom, le courriel et le hachage du mot de passe pour créer et protéger l’accès. Nous conservons pour le café les noms du personnel, quarts, absences, relevés, documents et autres données d’exploitation. Stripe traite les paiements et factures; ProCafe ne reçoit ni ne conserve les numéros complets de carte. Les échanges d’assistance et journaux limités de sécurité servent à résoudre les problèmes et protéger le service.

Classer une absence comme maladie peut révéler des renseignements sur la santé. Les fichiers privés du personnel fournis par l’entreprise ou l’employé peuvent aussi contenir des renseignements de santé ou d’autres renseignements personnels sensibles. Nous traitons ces dossiers selon les instructions documentées de l’entreprise. Celle-ci doit déterminer ce qui est nécessaire, respecter les exigences applicables au traitement des renseignements sensibles, informer les personnes concernées et fixer des instructions de conservation appropriées. Nous n’exigeons pas de diagnostic ni d’antécédents médicaux détaillés pour enregistrer une absence pour maladie. N’ajoutez pas de détails médicaux ou d’autres renseignements sensibles inutiles aux notes, messages ou fichiers téléversés.

Présence, dossiers privés et messages

Pour l’entreprise, nous conservons les pointages, pauses réelles, corrections et approbations. Les données salariales gérées par le propriétaire comprennent les taux de base et supplémentaires, leurs copies au pointage, les minutes payées révisées et les coûts préparatoires. Ces outils ne versent pas de salaire et ne déterminent pas les droits du travail.

La vérification de position et la photo à l’arrivée sont désactivées par défaut. Avec Pro et Operations, le propriétaire peut les activer par site. Lorsqu’une personne choisit de pointer sous cette politique, l’application ou le navigateur compatible demande l’autorisation de l’appareil et transmet les coordonnées et leur précision, ou une photo, liées à la personne, au site et au pointage. Ces preuves sont conservées, sans suivi en arrière-plan, reconnaissance faciale ni identification automatique. La localisation native exige une version compatible; le pointage ordinaire reste disponible lorsque ces exigences sont désactivées. L’autorisation de l’appareil ne constitue pas la base juridique de l’employeur et ne remplace pas ses obligations applicables d’avis et de consentement.

Les dossiers privés peuvent comprendre les coordonnées et contacts d’urgence, documents et vérifications manuelles du droit de travailler, bulletins de paie, versions contractuelles, signatures saisies et preuves de signature ou d’authentification fournis par l’employeur ou l’employé. Les propriétaires gèrent les dossiers privés et taux; chaque employé lié consulte ses propres bulletins et contrats autorisés. Seuls les propriétaires consultent les photos de pointage. Les fichiers peuvent contenir des renseignements ou métadonnées fournis avec eux. L’entreprise choisit les données nécessaires, fins, autorisation applicable, avis aux personnes et instructions de conservation.

La messagerie conserve les textes, expéditeur, membres, dates et état de lecture. Les canaux suivent les droits actuels du site; les messages directs sont accessibles aux participants, pas automatiquement à tous les propriétaires. Les envois mobiles en attente sont chiffrés sur l’appareil; les messages livrés sont stockés par le service sans chiffrement de bout en bout. Les contenus du personnel et d’exploitation ne sont pas transmis à la mesure publicitaire. Les utilisateurs reçoivent les données selon leurs droits de rôle, site, document ou conversation.

Renseignements d’assistance de l’application mobile

Les applications mobiles connectées transmettent leur version installée, leur numéro de build, la plateforme iOS/Android et un identifiant d’installation aléatoire, associés à l’utilisateur et au café, avec l’heure du rapport. Notre équipe d’assistance utilise ces renseignements pour diagnostiquer les différences de version. Ils ne comprennent aucun identifiant publicitaire ou matériel, registre d’exploitation ou suivi écran par écran, et ne dépendent pas de l’autorisation des notifications. Nous conservons le dernier rapport par installation, utilisateur et café jusqu’à l’effacement du compte.

Analyse et marketing facultatifs

Les témoins nécessaires de session et facultatifs d’appareil de confiance soutiennent la connexion. Sur les pages publiques seulement, Google Analytics fonctionne après consentement à l’analyse. Un choix Marketing distinct contrôle Meta Pixel et les mesures Conversions API liées au consentement, lorsqu’ils sont configurés. Ils ne sont pas chargés dans les pages d’exploitation connectées ni l’administration interne. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

Les événements Meta consentis peuvent inclure les identifiants de navigateur ou de clic, identifiants de compte hachés, adresse IP, agent de navigateur, heure et page source. Ils excluent les mots de passe et registres d’exploitation. Vous pouvez retirer séparément Analyse et Marketing dans les préférences de témoins. Ce choix publicitaire ne vous abonne pas aux courriels promotionnels.

Hébergement et traitement international

L’application et la base sont hébergées en Allemagne, dans l’Union européenne. Les sauvegardes chiffrées sont conservées chez un fournisseur distinct en région UE. La liste des destinataires décrit les paiements, courriels, suivi d’erreurs et mesures publiques consenties; certains traitements ont lieu aux États-Unis. La prise en charge du Canada ne signifie pas un hébergement canadien.

Les renseignements traités à l’étranger peuvent être accessibles légalement aux tribunaux et autorités policières ou de sécurité nationale de ce territoire. Les garanties contractuelles ne suppriment pas ces lois. Consultez l’accord de traitement et les destinataires. L’entreprise demeure responsable de l’externalisation; au Québec, elle doit évaluer les exigences d’évaluation des facteurs de vie privée et d’entente écrite avant l’envoi hors Québec.

Conservation, accès et rectification

Le calendrier indique les durées et la suppression. Vous pouvez demander l’accès, la rectification, les fins et communications, ou soulever une préoccupation à support@procafe.app. Le retrait d’un consentement facultatif vaut pour l’avenir; le traitement nécessaire au service ou à la conservation légale peut continuer. Les demandes sur les registres de l’employeur lui sont généralement adressées, ProCafe l’aidant selon ses instructions.

Nous répondons dans le délai légal applicable. Une demande d’accès LPRPDE exige normalement une réponse sous 30 jours civils; une prolongation nécessite un motif permis et l’avis requis. Vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou à l’autorité provinciale compétente, dont la Commission d’accès à l’information du Québec, ou à l’ICO britannique lorsque son droit s’applique.

Incidents de confidentialité

Nous appliquons les contrôles d’accès et de sécurité appropriés et avisons les organisations clientes touchées sans retard injustifié. Nous évaluons et exécutons les obligations légales de déclaration, d’avis aux personnes et de registre d’incidents; les seuils et délais canadiens sont examinés séparément de la règle britannique de 72 heures. Signalez un problème à support@procafe.app sans données sensibles inutiles.